Os desafios da gestão de colaboradores externos

Se é comum encontrar entraves na gestão de colaboradores presencialmente, a gestão do trabalho a distância pode apresentar o dobro de desafios para profissionais de RH e demais gestores. Por mais que muitas empresas estejam engajadas e buscando ferramentas tecnológicas para aprimorar o desenvolvimento da empresa, o ativo humano continua sendo preocupação primária.

O trabalho a distância pode trazer muitas dúvidas aos gestores, e também a equipe. Dentre os principais desafios, estão:

• A gestão do tempo

O controle do tempo gasto para efetuar atividades é uma das principais preocupações dos gestores com relação aos funcionários externos. Algumas ferramentas podem auxiliar nesse processo de forma efetiva, como aplicativos de rastrear tempo utilizado em atividades, dentre outras soluções viáveis e eficientes para a equipe. Sendo assim, se faz necessário reunir os pontos principais e buscar o melhor recurso para atender as necessidades do seu time.

• Comunicação

Muitas empresas não se prepararam para manter uma comunicação ativa com os colaboradores trabalhando no formato home office, esse fator é muito importante por estar relacionado ao acompanhamento e desenvolvimento profissional dos mesmos. A decisão de definir canais e realizar ações para manter a equipe motivada, é essencial em momentos de distanciamento prolongado.

• Segurança

Quanto a conduta de segurança, referente à dados da empresa, também é papel do RH orientar os colaboradores ao acesso e uso adequado das informações. Independente de tecnologias e recursos de proteção de dados, é de responsabilidade das pessoas a segurança e sigilo de certas informações pertinentes a empresa. Nesse caso, é ideal a criação de políticas de segurança da informação, e a realização de treinamentos com a equipe.

Como superar os desafios de liderar colaboradores externos

A gestão de colaboradores externos não é uma tarefa tão simples para o RH, por exigir adaptação de uma série de questões, tais como: garantir o cumprimento dos contratos, monitorar a qualidade das atividades dos funcionários, acompanhar o cumprimento de horários de jornada, fechamento de cartão ponto e folha de pagamento e ainda realizar a gestão de recursos humanos. Sendo assim é necessário buscar meios de simplificar a gestão dessas equipes.

Portanto, uma das principais ações que merecem atenção é a centralização das informações do RH, por softwares de gestão que integram os dados e otimizam o tempo gasto em alguns processos. Desburocratizar e romper barreiras na gestão, está entre os primeiros passos para contornar os desafios de liderar colaboradores externos.

Mantenha em mente a organização de todos os processos. Uma vez que, nesse momento, a tecnologia se torna o melhor aliado para impedir o descumprimento de contratos. Sem o auxílio de ferramentas de apoio, se torna praticamente inviável garantir o cumprimento dos mesmos. Também vale lembrar que ao liderar colaboradores externos é necessário lidar com as particularidades de cada um, como, acesso a internet, família, ambiente apropriado entre outras questões que podem afetar o desempenho da rotina de trabalho.

• Dê prioridade a recursos de tecnologia remota

As empresas que se apresentam preparadas para uma mudança radical de cenário, são aquelas que investem em ferramentas eficientes para manter a integração das informações.

Desta forma, aquelas que estão aptas para as mudanças não podem esquecer das seguintes medidas, para viabilizar o trabalho remoto para seus colaboradores:

1. Plano de Infraestrutura e Segurança de TI que abordem backup de dados, processo já natural em muitas empresas que estão migrando dados para nuvem;
2. Documentação, comunicação e validação, claros para equipes e supervisores;
3. Avaliação de problemas referentes à acesso e compartilhamento de dados;

• Desenvolva o trabalho remoto pensando a longo prazo

Infelizmente o percentual de empresas que estão preparadas ou que tem condições de investir na infraestrutura necessária para manter a equipe bem estruturada, na modalidade remota, não é alto. E sendo assim, pensando a longo prazo, o quesito produtividade é um dos principais fatores a serem analisados.

Estabelecer canais e ambientes colaborativo virtuais eficientes para reuniões, conferências ou treinamentos, é o primeiro pré-requisito para manter orientações claras, organizar a tomada de decisões da empresa e validar o envolvimento dos colaboradores com as demandas de atividades.

Então, acompanhe a seguir alguns dados sobre o futuro do trabalho:

Dependendo dos esforços e da reação que a empresa tiver ao assumir certas mudanças, o cenário de aparentes desvantagens para a gestão, pode ser revertido em um momento de grande produtividade do trabalho a distância e proporcionar a redução significativa de custos para a empresa, uma vez que, é possível implementar horários flexíveis para cada colaborador e a redução do número de pessoas trabalhando no escritório empresarial proporciona redução dos gastos imobiliários e contas de consumo.